Perguntas Frequentes

SPED Contábil

Quais livros contábeis serão substituídos pela Escrituração Contábil Digital do SPED?

A ECD será a versão digital dos livros “Diário”, “Razão”, “Balancete”, “Balanço” e “DRE” (Demonstração de Resultado do Exercício).

Como deverá ser feita a transmissão do arquivo?

A Receita Federal irá disponibilizar meios para que a empresa gere e envie o arquivo?

Na Instrução Normativa 787 foi definido um leiaute específico para a geração do arquivo de Escrituração Contábil Digital (ECD). Consta ainda na Instrução Normativa, que tal arquivo deverá ser gerado com recursos próprios da empresa, ou seja, a empresa deve dispor de tecnologia adequada para a geração deste arquivo. Este arquivo deverá ainda contar com assinatura digital, obtida através do certificado digital. Este certificado também deve ser adquirido pela empresa, sendo que conforme legislação o mesmo deve ser emitido por uma entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil).

Então, basta que a empresa tenha a tecnologia para geração do arquivo e o certificado digital para realizar a transmissão do arquivo?

Não necessariamente. O arquivo de Escrituração Contábil Digital (ECD) segue um leiaute específico estipulado pela Receita Federal. Este arquivo, para ser aceito, deve ser submetido a um programa validador e assinador, o PVA. Este programa irá realizar as devidas consistências no arquivo, impedindo sua transmissão se o mesmo contiver qualquer informação não condizente com o leiaute determinado. Desta forma, é muito importante que as empresas trabalhem junto aos seus provedores de soluções de sistemas, verificando se o modo com que as informações estão sendo processadas encontram-se dentro dos padrões legais.

Então, em síntese, quais os passos necessários para que a empresa esteja apta ao SPED Contábil?

Alguns passos podem ser observados, a saber:

- Verificação quanto a obrigatoriedade. O art. 3 da Instrução Normativa estipula quais serão as empresas obrigadas a transmitir os arquivos do SPED;
- Revisão de seus processos. Como a comunicação com o fisco passa a ser muito mais rápida é necessário que a empresa verifique como anda o processamento de seus dados, buscando maximizar tal tarefa com o objetivo de suprir a demanda gerada pelo SPED;
- Adquirir ou desenvolver um sistema de informação capaz de processar as informações e converter para o formato do SPED;
- Adquirir o certificado digital;
- Baixar e instalar o Programa Validador e Assinador (PVA) disponibilizado pela Receita Federal;
- Solicitar ao desenvolvedor do sistema os devidos testes de validação dos arquivos.

A empresa poderá transmitir o arquivo com os dados incompletos e depois fazer sua retificação, prática permitida e usada hoje?

Não. A prática de retificação é muito comum pelas empresas, de modo geral, no que diz respeito a algumas obrigações acessórias. Como a maioria das empresas deixa a entrega destas obrigações para a última hora, muitas vezes sem tempo de dirimir dúvidas ou imputar todas as informações necessárias, acabavam por transmitir os arquivos destas declarações de forma errada ou incompleta. Quando conseguiam apurar todas as informações necessárias, realizavam a retificação do arquivo, uma vez que não era necessária sequer autorização do fisco para estas retificações. O SPED irá substituir os arquivos gerados em papel por arquivos de existência apenas digital. Desta forma, a ECD irá dispensar a impressão dos livros contábeis devido a sua substituição por um único arquivo digital que tão logo seja entregue ao fisco, será quase que imediatamente encaminhado a Junta Comercial que fará sua autenticação. Ocorre que assim como os livros, os arquivos autenticados pela Junta não poderão ser retificados. Isto só poderá ser feito no ano seguinte mediante autenticação do novo livro.

SPED Fiscal

Quais empresas estão obrigadas à Escrituração Fiscal Digital (EFD)?

Conforme disposto na cláusula terceira do Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006, a EFD é de uso obrigatório para os contribuintes do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS) ou do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

Quais os livros fiscais abrangidos?

A Cláusula sétima do Convênio ICMS 143/06 estabelece que a escrituração prevista na forma deste convênio substitui a escrituração e impressão dos seguintes livros:
I - Registro de Entradas;
II - Registro de Saídas;
III - Registro de Inventário;
IV - Registro de Apuração do IPI;
V - Registro de Apuração do ICMS.

Qual será o cronograma de obrigatoriedade das empresas?

A partir de 01 de janeiro de 2009, poderá ser exigido de todos os contribuintes de ICMS e/ou IPI, de acordo com os cronogramas a serem estabelecidos pelas Secretarias de Fazenda estaduais e RFB (exceto os contribuintes sediados no Distrito Federal e Pernambuco).

Qual o prazo para a apresentação do arquivo da EFD?

Os prazos para a apresentação da EFD serão estabelecidos pelas respectivas Secretarias de Fazenda de cada estado.

Um arquivo pode conter mais de um período de apuração de ICMS ou IPI?

O arquivo digital poderá conter mais de um período de apuração desde que pertençam ao mesmo mês civil.

Exemplo: Contribuinte do IPI com apuração decendial e mensal irá apresentar uma EFD para todo o período mensal.

Qual a regra de preenchimento do campo IND_PERFIL do bloco 0?

As Secretarias de Fazenda irão enquadrar as empresas obrigadas à EFD para que sejam apresentados alguns registros de forma detalhada ou de forma consolidada.

Exemplo: Se a empresa for enquadrada no Perfil A – terá que apresentar todos os documentos de forma detalhada, tais como:

itens de cupom fiscal registros C460 e C470. itens do resumo diário de notas de venda a consumidor (código 02) registro C321. No entanto, se a empresa fosse enquadrada no Perfil B, deixaria de informar os itens do resumo diário de notas de venda ao consumidor – registro C321. Também não se informaria os registros C460 e C470 (detalhamento do cupom fiscal), porém, informaria os itens de forma consolidada – registro C425, referente à redução Z informada.

Uma empresa com diversos estabelecimentos poderá apresentar um arquivo consolidando todas as operações?

A empresa com diversos estabelecimentos deverá entregar um arquivo da EFD por estabelecimento contribuinte de ICMS e/ou IPI, exceto quando autorizado pelo fisco estadual, nos casos de autorização para centralização da escrita fiscal.

NF-e

O que é a Nota Fiscal Eletrônica - NF-e?

Podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrônica como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador.

Já existe legislação aprovada sobre a NF-e?(Atualizado em 31/12/08)

A Nota Fiscal Eletrônica tem validade em todos os Estados da Federação e já é uma realidade na legislação brasileira desde outubro de 2005, com a aprovação do Ajuste SINIEF 07/05 que instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE.

Legislação Nacional:

Protocolo de Cooperação ENAT 03/2005, de 27/08/2005, estabelece as condições e objetivos entre os Estados e a Receita Federal do Brasil para implantação da Nota Fiscal Eletrônica.

Ajuste SINIEF 07/2005, de 05/10/2007, instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE;

Protocolo ICMS 10/07, de 18/05/2007, dispõe sobre a obrigatoriedade de emissão de NF-e.

Ajuste SINIEF 08/2007, de 28/09/2007, altera o Ajuste SINIEF 07/2005 que instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE;

Protocolo ICMS 55/2007, de 28/09/2007 dispõe sobre a implantação da Sefaz Virtual do Rio Grande do Sul;

Ato COTEPE ICMS 14/2007, de 12/11/2007, dispõe sobre as especificações técnicas da NF-e. Este Ato COTEPE contempla o Manual de Integração do Contribuinte - versão, que contém todo o detalhamento técnico da Nota Fiscal Eletrônica e do DANFE.

Protocolo ICMS 88/07, de 14/12/2007, altera as disposições do Protocolo ICMS 10/07, que estabelece a obrigatoriedade da utilização da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) para os setores que especifica.

Protocolo ICMS 24/08, de 18/03/2008, altera as disposições do Protocolo ICMS 10/07, que estabelece a obrigatoriedade da utilização da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) para os setores de combustíveis e cigarros.

Protocolo ICMS 25/08, de 18/03/2008, altera as disposições do Protocolo ICMS 55/07, instituindo a implementação da Sefaz Virtual da Receita Federal do Brasil, denominada Sefaz Virtual do Ambiente Nacional.

Protocolo ICMS 68/08, de 04/07/2008, altera as disposições do Protocolo ICMS 10/07, que estabelece a obrigatoriedade da utilização da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) para os setores que especifica.

Ato COTEPE ICMS 22/2008, de 25/07/2008, dispõe sobre alteração das especificações técnicas da NF-e definidas no Ato COTEPE ICMS 14/2007, implementando o Manual de Integração do Contribuinte - versão 2.0.2.a, que contém todo o detalhamento técnico da Nota Fiscal Eletrônica e do DANFE.

Ajuste SINIEF 11/08, de 26/09/2008, altera o Ajuste SINIEF 07/2005 que instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE, tendo como destaque as seguintes alterações:

* Permite que a NF-e seja assinada através de Certificado Digital contendo qualquer um dos CNPJ estabelecimentos dos contribuintes e não mais exclusivamente o CNPJ da matriz;
* Estabelece novos procedimentos alternativos de contingência (DPEC e FS-DA), além dos já existentes (SCAN e FS);
* Estabelece as diretrizes para a implantação do processo de confirmação do recebimento de mercadorias pelo destinatário;
* Torna clara a obrigatoriedade do emitente da NF-e disponibilizar o arquivo XML da NF-e para o destinatário;
* Cria a figura do "DANFE Simplificado" para permitir a automação do processo de geração de NF-e nas operações de vendas em veículo.

Convênio ICMS 110/08, de 26/09/2008, cria a figura do Formulário de Segurança para Impressão de Documentos Auxiliares de Documentos Fiscais Eletrônicos (NF-e e CT-e), visando disponibilizar uma alternativa ao tradicional Formulário de Segurança, permitindo o aumento da capacidade de produção e distribuição dos referidos documentos.

Ato COTEPE 35/08, de 26/09/2008, detalha as especificações técnicas do Formulário de Segurança para Impressão de Documentos Auxiliares de Documentos Fiscais Eletrônicos (FS-DA).

Ato COTEPE 33/08, de 26/09/2008, dispões sobre a redução do prazo de cancelamento e transmissão da NF-e em contingência, após a cessação dos problemas técnicos que levaram a emissão da NF-e em contingência.

Ato COTEPE 34/08, de 26/09/2008, dispõe sobre as especificações técnicas do Manual de Contingência através da DPEC, criando mais uma alternativa de emissão de NF-e em contingência sem a necessidade de utilização de Formulário de Segurança (FS) e Formulário de Segurança para Impressão de Documentos Auxiliares.

Protocolo ICMS 87/08, de 26/09/2008, altera as disposições do Protocolo ICMS 10/07, que estabelece a obrigatoriedade da utilização da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) para os setores que especifica.

Ato COTEPE 47/08, de 05/12/2008, altera o Ato COTEPE 35/08, que detalha as especificações técnicas do Formulário de Segurança para Impressão de Documentos Auxiliares de Documentos Fiscais Eletrônicos (FS-DA).

Convênio ICMS 149/08, de 05/12/2008, altera o Convênio ICMS 110/08, que dispões sobre o Formulário de Segurança para Impressão de Documentos Auxiliares de Documentos Fiscais Eletrônicos (NF-e e CT-e).

Quais são as vantagens da NF-e?

A Nota Fiscal Eletrônica proporciona benefícios a todos os envolvidos em uma transação comercial.

Para os emitentes da Nota Fiscal Eletrônica (vendedores) podemos citar os seguintes benefícios:

Redução de custos de impressão do documento fiscal, uma vez que o documento é emitido eletronicamente. O modelo da NF-e contempla a impressão de um documento em papel, chamado de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), cuja função é acompanhar o trânsito das mercadorias ou facilitar a consulta da respectiva NF-e na internet. Apesar de ainda haver, portanto, a impressão de um documento em papel, deve-se notar que este pode ser impresso em papel comum A4 (exceto papel jornal), geralmente em apenas uma via;
Redução de custos de aquisição de papel, pelos mesmos motivos expostos acima;
Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais. Atualmente os documentos fiscais em papel devem ser guardados pelos contribuintes, para apresentação ao fisco pelo prazo decadencial. A redução de custo abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de documentos fiscais como também toda a logística que se faz necessária para sua recuperação. Um contribuinte que emita, hipoteticamente, 100 Notas Fiscais por dia, contará com aproximadamente 2.000 notas por mês, acumulando cerca de 120.000 ao final de 5 anos. Ao emitir os documentos apenas eletronicamente a guarda do documento eletrônico continua sob responsabilidade do contribuinte, mas o custo do arquivamento digital é muito menor do que o custo do arquivamento físico;
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos: a NF-e é um documento eletrônico e não requer a digitalização do original em papel, o que permite a otimização dos processos de organização, guarda e gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e intercâmbio das informações;
Simplificação de obrigações acessórias. Inicialmente a NF-e prevê dispensa de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF. No futuro outras obrigações acessórias poderão ser simplificadas ou eliminadas com a adoção da NF-e;
Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira. Com a NF-e, os processos de fiscalização realizados nos postos fiscais de fiscalização de mercadorias em trânsito serão simplificados, reduzindo o tempo de parada dos veículos de cargas nestas unidades de fiscalização;
Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B). O B2B (business-to-business) é uma das formas de comércio eletrônico existentes e envolve as empresas (relação “empresa - à - empresa”). Com o advento da NF-e, espera-se que tal relacionamento seja efetivamente impulsionado pela utilização de padrões abertos de comunicação pela Internet e pela segurança trazida pela certificação digital.

Para as empresas destinatárias de Notas Fiscais (compradoras), podemos citar os seguintes benefícios:

Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias, uma vez que poderá adaptar seus sistemas para extrair as informações, já digitais, do documento eletrônico recebido. Isso pode representar redução de custos de mão-de-obra para efetuar a digitação, bem como a redução de possíveis erros de digitação de informações;
Planejamento de logística de recepção de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informação da NF-e, pois a previsibilidade das mercadorias a caminho permitirá prévia conferência da Nota Fiscal com o pedido, quantidade e preço, permitindo, além de outros benefícios, o uso racional de docas e áreas de estacionamento para caminhões;
Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais;
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;
Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B), pelos motivos já expostos anteriormente.

Benefícios para a Sociedade:

Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos;
Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;
Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados a NF-e.

Benefícios para os Contabilistas:

Facilitação e simplificação da Escrituração Fiscal e contábil;
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;
Oportunidades de serviços e consultoria ligados à NF-e.

Benefícios para o Fisco:

Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;
Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária;
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;
Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Público de Escrituração Digital – SPED).

Quais os tipos de documentos fiscais em papel que a NF-e substitui?

Atualmente a legislação nacional permite que a NF-e substitua apenas a chamada nota fiscal modelo 1 / 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas.

Não se destina a substituir os outros modelos de documentos fiscais existentes na legislação como, por exemplo, a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal.

Os documentos que não foram substituídos pela NF-e devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor.

Para quais tipos de operações (ex: entrada, saída, importação, exportação, simples remessa) a NF-e pode ser utilizada?

A NF-e substitui a nota fiscal modelo 1 e 1-A em todas as hipóteses previstas na legislação em que esses documentos possam ser utilizados. Isso inclui, por exemplo: a Nota Fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa.

CT-e

O que é o Conhecimento de Transporte Eletrônico - CT-e?

Podemos conceituar o Conhecimento de Transporte Eletrônico como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma prestação de serviço de transporte de cargas realizada por qualquer modal (Rodoviário, Aéreo, Ferroviário, Aquaviário e Dutoviário). Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção e autorização de uso, pelo Fisco.

Já existe legislação aprovada sobre o CT-e?

O Conhecimento de Transporte Eletrônico tem validade em todos os Estados da Federação. A legislação em âmbito nacional já está aprovada, a saber:

Ajustes SINIEF:
Ajuste SINIEF 09/07: Institui o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE).

Atos COTEPE:
- Ato COTEPE 08/08: Dispõe sobre as especificações técnicas do Conhecimento de Transporte Eletrônico - CT-e, do Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico - DACTE e dos Pedidos de Concessão de Uso, Cancelamento, Inutilização e Consulta a Cadastro, via WebServices, conforme disposto no Ajuste SINIEF 09/07.
- Manual de Integração do Contribuinte - versão 1.0.2 (Provisório).

Quais os tipos de documentos fiscais em papel que o CT-e substitui?

Atualmente a legislação nacional permite que o CT-e substitua os seguintes documentos utilizados pelos modais para cobertura de suas respectivas prestações de serviços:

I - Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8; II - Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
III - Conhecimento Aéreo, modelo 10;
IV - Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
V - Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
VI - Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.

Os documentos que não foram substituídos pelo CT-e devem continuar a ser emitido de acordo com a legislação em vigor.

I. Conceito, uso e obrigatoriedade da CT-e

O que é o Conhecimento de Transporte Eletrônico - CT-e?

Já existe legislação aprovada sobre o CT-e?

O Conhecimento de Transporte Eletrônico tem validade em todos os Estados da Federação. A legislação em âmbito nacional já está aprovada, a saber:

Ajustes SINIEF:
- Ajuste SINIEF 09/07: Institui o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE).

Quais os tipos de documentos fiscais em papel que o CT-e substitui?

Atualmente a legislação nacional permite que o CT-e substitua os seguintes documentos utilizados pelos modais para cobertura de suas respectivas prestações de serviços:

I - Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
II - Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
III - Conhecimento Aéreo, modelo 10;
IV - Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
V - Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
VI - Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.

Os documentos que não foram substituídos pelo CT-e devem continuar a ser emitido de acordo com a legislação em vigor.

O que muda para meu cliente (tomador do serviço) se minha empresa de transporte de cargas passar a utilizar CT-e para documentar minhas prestações?

A principal mudança para os Tomadores de serviço de empresas de transporte de cargas usuárias do CT-e é a necessidade de verificação da validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital, bem como a concessão da Autorização de Uso do CT-e mediante consulta eletrônica nos sites das Secretarias de Fazenda ou Portal Nacional do conhecimento Eletrônico.

O emitente e o tomador do CT-e deverão conservar o documento eletrônico em arquivo digital pelo prazo previsto na legislação, para apresentação ao fisco quando solicitado, e utilizar o código "57" na escrituração do CT-e para identificar o modelo.

Caso o Tomador de serviço não seja credenciado a emitir CT-e, alternativamente à conservação do arquivo já mencionado, ele poderá conservar o DACTE relativo ao CT-e e efetuar a escrituração do CT-e com base nas informações contidas no DACTE, desde que feitas as verificações citadas acima.

Quais empresas e a partir de quando as empresas de transporte de cargas serão obrigadas à emissão de CT-e? As médias e pequenas empresas que prestam serviço de transporte de cargas também podem emitir CT-e?

A estratégia de implantação nacional é que os contribuintes prestadores de serviço de transporte de cargas em geral, voluntariamente e gradualmente, independente do porte, se interessem em aderir ao projeto de conhecimento de transporte eletrônico. Para a fase piloto, o projeto conta com a adesão de contribuintes que atuam nos vários modais de transporte de cargas contando com empresas de todos os portes. Nesta fase as empresas juntamente com o fisco, visam aperfeiçoar o modelo de projeto.

Ainda não há previsão de obrigatoriedade de emissão de CT-e pelas empresas transportadoras.